In breve
- Una segretaria virtuale risponde al tuo numero al posto tuo, da remoto. Può essere una persona di un centro servizi o un'assistente AI.
- Quella umana ha il vantaggio della persona; orari coperti e prezzi dipendono dal servizio, di solito a pacchetto di minuti o di chiamate.
- Una segretaria AI come Idra risponde a qualsiasi ora, a prezzo fisso al mese (da 99 €), e ti scrive tutto su WhatsApp.
- Per trattative, reclami o pagamenti al telefono serve una persona.
Indice dell'articolo
Cosa fa una segretaria virtuale
In genere risponde al telefono con il nome della tua attività quando tu non puoi, prende un messaggio con i dati di chi ha chiamato e te lo fa avere. Alcuni servizi fissano anche appuntamenti.
Il tuo numero di solito resta lo stesso: le chiamate arrivano al servizio con la deviazione di chiamata.
Segreteria, segretaria umana o segretaria AI: il confronto
| Voce | Segreteria dell'operatore | Segretaria virtuale umana |  Idra, segretaria AI |
|---|---|---|---|
| Chi risponde | Un messaggio registrato | Una persona di un servizio esterno | Un'assistente AI, con il nome della tua ditta |
| Quando | Sempre, se è attiva | Dipende dal servizio: alcuni coprono solo l'orario d'ufficio, altri anche sera e festivi | Sì, a qualsiasi ora, anche di notte e nei festivi |
| Cosa ti arriva | Un vocale, se il cliente lo lascia | Un messaggio con i dati, nel modo previsto dal servizio | Un WhatsApp con nome, indirizzo, problema e urgenza |
| Urgenze segnalate | No | Dipende dal servizio | Sì, secondo le tue regole, in cima alla lista |
| Appuntamenti | No | Alcuni servizi sì | Sì, se colleghi Google Calendar: propone le tue ore libere |
| Segue le tue istruzioni | No | Sì, quelle che dai al servizio | Sì: servizi, zona e cosa per te è urgente |
| Come si paga | Dipende dal tuo operatore e dal tuo piano | Di solito a pacchetto di minuti o di chiamate | Prezzo fisso al mese, da 99 € con 200 minuti |
Quando conviene una segretaria umana
Se le tue chiamate sono lunghe e delicate: trattative, reclami, pratiche da seguire passo passo, pagamenti da prendere al telefono. Se gestisci un'agenda fitta per più persone, come uno studio, e serve qualcuno che sposti e incastri gli appuntamenti.
O se i tuoi clienti, semplicemente, vogliono parlare con una persona. In questi casi una persona vale quello che costa.
Quando conviene una segretaria AI
- Le chiamate arrivano mentre lavori, e a chi chiama basta essere ascoltato e sapere che lo richiami.
- Ti chiamano anche la sera, il sabato, la domenica e ad agosto.
- Hai i picchi: il primo freddo, il primo caldo, la mattina dopo un temporale. Un'assistente AI risponde a tutti, uno per uno.
- Vuoi il messaggio scritto, su WhatsApp, e non un vocale da ascoltare.
- Vuoi una spesa fissa al mese e non una bolletta che cresce con le chiamate.
Cosa chiedere prima di scegliere, a chiunque
- Risponde con il nome della mia ditta?
- Quali orari copre, e cosa succede fuori orario?
- Come mi arriva il messaggio, e dopo quanto?
- Come riconosce un'urgenza, e come me la segnala?
- Posso tenere il mio numero?
- Cosa pago se le chiamate aumentano?
- Posso disdire quando voglio?
- Dove finiscono i dati dei miei clienti?
Le risposte di Idra
Sì, con il tuo saluto; a qualsiasi ora; su WhatsApp, appena finisce la chiamata; secondo le regole che le dai tu, in cima alla lista; sì, con la deviazione di chiamata; i minuti in più costano 0,40 € l'uno e non li fatturiamo mai senza avertelo detto; il mensile si disdice quando vuoi; tutto è scritto nella privacy policy.
Domande frequenti
Quanto costa una segretaria virtuale?
Dipende dal tipo. I servizi con persone di solito si pagano a pacchetto di minuti o di chiamate, a volte con supplementi per la sera e i festivi: controlla sempre l'offerta. Il costo della segreteria dell'operatore dipende dal tuo operatore e dal tuo piano. Idra costa da 99 € al mese con 200 minuti inclusi, a qualsiasi ora, con 14 giorni di prova gratuita.
Il cliente si accorge che non è una persona?
Sì, perché è Idra a dirlo, all'inizio di ogni chiamata: è un obbligo di legge e non si può disattivare. Poi la conversazione è normale: parla italiano, risponde con il nome della tua ditta e capisce anche chi spiega il problema in modo confuso o con un po' di dialetto.
Una segretaria AI può fissare appuntamenti?
Idra sì, se vuoi. Di base ti fa richiamare. Se colleghi Google Calendar e scegli «Può prenotare», propone al cliente le tue ore libere e segna quella che accetta come proposta, che confermi tu o togli rispondendo ANNULLA.
Posso provarla prima di decidere?
Sì. Dalla pagina di prova lasci il nome della tua attività e il tuo cellulare, chiami il numero di prova e senti Idra rispondere con il nome della tua ditta. Quando attivi l'abbonamento hai 14 giorni di prova gratuita sulla tua linea.
Idra per il tuo mestiere
Chi scrive
Francesco Vitale
Fondatore di Idra
Francesco Vitale è il fondatore di Idra. Scrive queste guide per artigiani e imprese di impianti che lavorano fuori tutto il giorno e non possono rispondere al telefono.
