In breve
- Quattro cose, in meno di venti secondi: il nome della ditta, perché non rispondi, cosa lasciare detto (nome, indirizzo, problema) e quando richiami.
- Mai il messaggio standard dell'operatore: chi chiama pensa di aver sbagliato numero.
- Registralo con la tua voce, in un posto silenzioso.
- Anche il messaggio migliore non convince chi ha un guasto a lasciare detto qualcosa: per quello serve qualcuno che risponda.
Indice dell'articolo
Sei messaggi pronti da copiare
Cambia il nome della ditta e gli orari con i tuoi, leggili un paio di volte ad alta voce e registra quello che ti somiglia di più.
«Buongiorno, ha chiamato Idraulica Rossi. In questo momento sono su un lavoro e non posso rispondere. Mi lasci il suo nome, l'indirizzo e cosa le serve: la richiamo appena ho le mani libere, di solito entro la giornata. Grazie.»
«Salve, sono Marco di Elettro Bianchi. Sto lavorando, o sono alla guida, e non posso rispondere. Dopo il segnale mi dica nome, indirizzo e qual è il problema, così quando la richiamo so già di cosa si tratta. A presto.»
«Buonasera, ha chiamato Termoidraulica Greco. Siamo aperti dal lunedì al venerdì dalle otto alle diciotto. Lasci nome, indirizzo e il motivo della chiamata: la richiamiamo il primo giorno lavorativo, in mattinata.»
«Buongiorno, ha chiamato Serramenti Costa. Siamo chiusi per ferie fino a lunedì 25 agosto. Se lascia nome, numero e cosa le serve, la richiamiamo noi al rientro, in ordine di chiamata.»
«Ha chiamato Spurghi Ferraro. Non posso rispondere, ma ascolto i messaggi spesso durante il giorno. Se è un'urgenza lo dica subito, all'inizio del messaggio, con l'indirizzo: quelle le richiamo per prime.»
«Impianti Caruso. Lasci nome, indirizzo e problema: la richiamo io.»
Cosa deve dire un messaggio di segreteria
- Il nome della ditta, subito: chi chiama deve sapere di aver fatto il numero giusto.
- Perché non rispondi, in una frase: sei su un lavoro, è fuori orario, sei in ferie.
- Cosa lasciare detto: nome, indirizzo e problema. Se lo chiedi, è più facile che te lo dicano.
- Quando richiami: oggi, domani mattina, al rientro. Una promessa che puoi mantenere.
- Come segnalarti un'urgenza: «se è urgente, lo dica all'inizio».
Cosa evitare
- Il messaggio standard dell'operatore («il cliente da lei chiamato non è al momento raggiungibile»): chi chiama pensa di aver sbagliato numero, o che tu abbia chiuso.
- Musica o introduzioni lunghe: più il messaggio è lungo, più è facile che chi chiama riattacchi prima del segnale.
- Un altro numero dettato in fretta: nessuno riesce a segnarlo al volo.
- Promesse che non mantieni: se dici «entro un'ora», poi va richiamato entro un'ora.
Come si registra
Ogni operatore ha il suo numero di segreteria e il suo menu: di solito chiami la tua segreteria, entri nelle opzioni e scegli «messaggio di benvenuto» o «saluto personalizzato».
Se non trovi la voce giusta, chiedi al servizio clienti del tuo operatore come cambiare il messaggio di benvenuto. Scrivi il testo prima e registralo con calma, in un posto silenzioso.
Il limite di ogni segreteria: la gente non lascia messaggi
Anche il messaggio migliore ha un problema: chi chiama un artigiano per un guasto spesso non lascia detto niente e chiama il prossimo numero. Per sapere quanto ti costano le chiamate che oggi finiscono in segreteria c'è il conto delle chiamate perse.
Per questo esiste un'altra strada: una segreteria che non registra, ma risponde. Idra risponde con il nome della tua ditta, fa lei le domande (nome, indirizzo, problema, quanto è urgente) e ti manda tutto scritto su WhatsApp.
Domande frequenti
Quanto deve durare un messaggio di segreteria?
Abbastanza per dire le quattro cose che servono, e non di più: i messaggi qui sopra si leggono tutti in meno di venti secondi.
È meglio registrarlo con la mia voce?
Per una ditta artigiana sì: i clienti abituali ti riconoscono e quelli nuovi capiscono che dall'altra parte c'è una persona vera che li richiamerà. Registralo in un posto silenzioso, con calma.
Devo dire gli orari nel messaggio?
Se hai degli orari fissi sì, soprattutto nel messaggio fuori orario: chi chiama sa quando aspettarsi la tua richiamata. Se lavori a chiamata, basta dire quando richiami di solito.
Esiste una segreteria che fa le domande al cliente?
Sì: è una segreteria telefonica AI come Idra. Invece di un messaggio registrato, risponde un'assistente che parla con il cliente, si fa dire nome, indirizzo e problema e ti manda tutto su WhatsApp. Dice subito di essere un'assistente automatica, e risponde con il nome della tua ditta.
Idra per il tuo mestiere
Chi scrive
Francesco Vitale
Fondatore di Idra
Francesco Vitale è il fondatore di Idra. Scrive queste guide per artigiani e imprese di impianti che lavorano fuori tutto il giorno e non possono rispondere al telefono.
