Informativa sulla privacy

Chi siamo

Idra è un servizio che risponde al telefono al posto tuo, gestito da Francesco Vitale, ditta individuale, Via della Repubblica 51, 95040 Ramacca (CT), Italia — P.IVA IT06178100878. Per qualsiasi cosa riguardi i dati personali scrivi a info@ciaoidra.com.

Portiamo due cappelli. Per i dati del tuo account, per chi ci lascia il numero sul sito e per chi prova l'assistente dalla pagina siamo titolari del trattamento: decidiamo noi perché e come trattarli. Per i dati delle persone che chiamano la tua ditta il titolare sei tu, e noi siamo responsabili del trattamento (art. 28 GDPR): li trattiamo solo per farti funzionare il servizio, seguendo le tue istruzioni.

Le regole di questo secondo rapporto stanno nell'accordo sul trattamento dei dati, che accetti quando ti iscrivi o, se paghi con un link di pagamento, spuntando la casella che lo richiama prima di pagare; le condizioni commerciali nei termini.

Che dati raccogliamo

Account e attività. Email e password (cifrata da Supabase, il nostro fornitore di database: noi non la vediamo), nome e cognome, nome della ditta, telefono ed email aziendali, indirizzo, città, fuso orario, orari di lavoro, raggio di intervento, le regole che scrivi per l'assistente, il tuo id chat Telegram e, se attivi quel canale, il numero WhatsApp con la data del consenso. Se ci chiedi di passarti direttamente alcune chiamate, i numeri di quei contatti con un'etichetta. Se entri con «Continua con Google», da Google riceviamo solo l'indirizzo email, il nome e l'immagine del profilo del tuo account Google, e non c'è password da conservare. Se colleghi Google Calendar teniamo anche l'email dell'account Google e il token di accesso che Google ci rilascia, cifrato.

Fatturazione. Solo gli identificativi cliente e abbonamento di Stripe. Nome, email, telefono, indirizzo di fatturazione, partita IVA e dati della carta li raccoglie Stripe, anche quando paghi con un link che ti mandiamo su WhatsApp: noi non li conserviamo.

I dati di chi chiama la tua ditta, che trattiamo per conto tuo: nome, numero di telefono (è la chiave con cui riconosciamo la persona), eventuale email, indirizzo e città, la trascrizione completa della chiamata, ogni singola battuta, il riassunto scritto dall'intelligenza artificiale, il tipo di lavoro con descrizione, urgenza e valore stimato, gli appuntamenti con le loro note, il motivo di una segnalazione urgente e i dati grezzi che il modello scrive quando prende nota.

Sulla linea attuale non registriamo l'audio. La voce di chi chiama passa dal vivo al modello che risponde e non viene salvata, né da noi né dall'operatore telefonico: resta solo il testo della conversazione. Fino all'11 settembre 2026 le chiamate passavano da Vapi, che registrava l'audio: quelle registrazioni stanno ancora presso Vapi, noi teniamo solo il link, e vengono cancellate 30 giorni dopo la chiamata.

Chi ci lascia il numero sul sito. Nome (se lo scrivi) e numero di telefono, più la pagina da cui arriva, la lingua, il momento del consenso e la versione del testo che hai letto, quando ti abbiamo richiamato e le nostre note. Per tenere lontani i programmi automatici guardiamo un campo nascosto e quanto tempo passa prima dell'invio: non salviamo nulla per questo. Per limitare gli abusi contiamo gli invii per indirizzo IP e per numero, ma salviamo solo un'impronta cifrata (SHA-256), non l'indirizzo né il numero, e il contatore scade da solo.

Chi prova l'assistente dalla pagina. Quando premi il pulsante e parli, il browser ti chiede il permesso per il microfono e la tua voce passa dal vivo al modello di OpenAI: l'audio non viene salvato. Salviamo il testo della conversazione e la richiesta di prova che ne esce, sotto un'azienda dimostrativa, e li cancelliamo dopo 24 ore. Ogni prova dura al massimo 90 secondi circa, e il numero di prove è limitato per impronta cifrata dell'indirizzo IP.

Chi chiede il numero di prova personalizzato (pagina «Prova Idra sulla tua attività»). Mestiere, nome dell'attività, comune, numero di cellulare e, se lo indichi, l'indirizzo del sito, più il momento in cui hai letto questa informativa e, solo se hai spuntato la casella apposita, il consenso a ricevere comunicazioni commerciali. Se indichi un sito, il nostro server ne legge la pagina principale (senza eseguire nulla) e un modello di OpenAI ne ricava pochi dati: servizi, comuni serviti, orari, pronto intervento, telefono. Del sito non conserviamo il testo, solo questi dati. Tutto viene cancellato 14 giorni dopo l'ultimo invio. Quando chiami il numero di prova dal cellulare che hai indicato, l'assistente risponde con il nome della tua attività: la chiamata è trattata come ogni altra chiamata alla nostra linea dimostrativa (nessun audio salvato; testo e riassunto come in tabella), e il team di Idra riceve un avviso con i tuoi dati per poterti ricontattare su questa richiesta. Non ti chiamiamo né ti scriviamo per altro senza il tuo consenso.

Il pulsante «Scrivici su WhatsApp». Apre una chat con il numero WhatsApp di Idra. Quello che ci scrivi lo leggiamo per risponderti; per il funzionamento della chat Meta/WhatsApp è un titolare autonomo, con le sue condizioni.

Visite al sito. Il sito gira su Vercel, che tratta il traffico delle richieste e i log delle funzioni. Contiamo le pagine viste con Vercel Analytics, che non scrive nulla sul tuo dispositivo e non ti assegna un identificatore permanente. Il dettaglio è nella cookie policy.

Pubblicità su Meta, solo se acconsenti. Se accetti i cookie di marketing dal banner, sul sito gira il pixel di Meta e il nostro server manda a Meta, con la Conversions API, tre eventi: l'iscrizione (Lead), l'inizio della prova gratuita (StartTrial) e il primo pagamento (Purchase, con l'importo). Con gli eventi viaggiano la tua email e il telefono della ditta cifrati con SHA-256 (Meta li confronta con i propri utenti, non li riceve in chiaro), un nostro identificativo cifrato del tuo account, i cookie _fbp e _fbc, l'indirizzo IP e il tipo di browser. Sul tuo account teniamo se hai acconsentito, quando, e da quale campagna sei arrivato (parametri utm_ e fbclid). Se rifiuti non succede niente di tutto questo, e il sito funziona uguale.

Perché li trattiamo, e su quale base giuridica

• Per farti funzionare il servizio — account, configurazione dell'assistente, risposta alle chiamate, chiamate e lavori, notifiche, abbonamento, assistenza. Base giuridica: l'esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR).
• Per richiamarti se ci lasci il numero — ti chiamiamo per parlarti di Idra, e basta: niente newsletter, niente altri usi. Base giuridica: il tuo consenso, che dai inviando il modulo (art. 6.1.a) e che puoi ritirare quando vuoi scrivendo a info@ciaoidra.com o su WhatsApp. Ritirarlo non rende illecito quello che è successo prima.
• Per farti provare l'assistente — la prova vocale sulla pagina è un servizio che chiedi tu premendo il pulsante. Base giuridica: la tua richiesta, prima di un eventuale contratto (art. 6.1.b).
• Per tenere il servizio in piedi e al sicuro — sicurezza, prevenzione degli abusi (compresi i controlli anti-bot e i limiti di invio), diagnosi dei malfunzionamenti, statistiche di visita, difesa di un nostro diritto. Base giuridica: il nostro legittimo interesse (art. 6.1.f).
• Per misurare le nostre pubblicità su Meta — capire quali annunci su Facebook e Instagram portano iscrizioni, prove e clienti, e far ottimizzare a Meta le campagne su quelli. Base giuridica: il tuo consenso, dato dal banner dei cookie (art. 6.1.a GDPR e art. 122 del Codice privacy), che puoi ritirare quando vuoi da «Preferenze cookie» in fondo alle pagine o scrivendo a info@ciaoidra.com. Per la raccolta e l'invio dei dati siamo contitolari con Meta Platforms Ireland (art. 26 GDPR); quello che Meta ne fa dopo lo decide Meta, come titolare autonomo, secondo la sua informativa.
• Per rispettare la legge, in particolare la conservazione dei documenti contabili. Base giuridica: obbligo legale (art. 6.1.c).
• I dati di chi chiama non li trattiamo su una base giuridica nostra: quella la scegli tu, che ne sei titolare. Noi li trattiamo perché ci hai incaricato di farlo, alle condizioni del DPA.

Con chi li condividiamo

Non vendiamo dati personali e non li cediamo a nessuno per fini di marketing. Li vedono solo i fornitori che fanno funzionare Idra:

Fornitori precedenti. Fino all'11 settembre 2026 la telefonia passava da Vapi, con Deepgram per la trascrizione ed ElevenLabs per la voce. Oggi non ricevono più dati nuovi. Presso Vapi restano solo le registrazioni delle chiamate fatte prima di quella data, che il processo notturno cancella 30 giorni dopo ciascuna chiamata: entro l'11 ottobre 2026 non ne resterà nessuna.

OpenAI. Secondo le condizioni delle sue API, i dati che le mandiamo non vengono usati per addestrare i modelli e possono essere conservati da OpenAI fino a 30 giorni per il controllo degli abusi, poi vengono cancellati. Quella copia non la raggiunge la nostra cancellazione: te lo diciamo perché tu lo sappia.

Telegram, detto apertamente. Se ricevi le notifiche su Telegram, a Telegram arrivano il numero e la descrizione del problema di chi ti ha chiamato. Con Telegram non abbiamo un ordinario accordo di responsabile del trattamento (art. 28): te lo diciamo in chiaro, così decidi tu se usare quel canale.

Fuori dall'Unione europea. Supabase tiene il database nell'UE. Gli altri — Telnyx, OpenAI, Google, Stripe, Resend, Twilio, Meta/WhatsApp, Vercel, e fino alla cancellazione delle ultime registrazioni Vapi — trattano dati anche fuori dallo Spazio economico europeo: quei trasferimenti si appoggiano alle clausole contrattuali standard dell'UE o a una decisione di adeguatezza, a seconda del fornitore. Telegram fa eccezione, come detto sopra. Non ti promettiamo di più.

Google Calendar

Questa sezione dice cosa succede ai dati del tuo account Google quando colleghi Google Calendar a Idra. È facoltativo: lo colleghi tu, titolare della ditta, dal pannello. Se non lo colleghi, Idra non riceve nulla da Google.

A cosa accediamo. Solo ai permessi che servono, e Google te li mostra uno per uno prima che tu acconsenta:

• calendar.freebusy, in sola lettura — l'unico permesso sul calendario che chiediamo di base (modalità «Solo lettura»). Vede solo gli intervalli di tempo in cui sei occupato o libero: mai il titolo degli impegni, i partecipanti, la descrizione o il luogo. Non può modificare nulla.
• calendar.events, solo se scegli «Può prenotare» — Google te lo chiede solo quando scegli tu quella modalità (se avevi collegato in «Solo lettura», con un consenso a parte), e sulla sua schermata puoi togliere la spunta. Serve soltanto ad aggiungere al tuo calendario gli appuntamenti che hai deciso di far segnare a Idra, e a modificare o cancellare quelli che Idra stessa ha creato; gli altri tuoi eventi non li leggiamo. Oggi la linea telefonica non fissa appuntamenti nemmeno in questa modalità: dice solo quando è probabile che tu richiami.
• openid ed email — l'indirizzo email dell'account Google che hai collegato, per mostrarti nel pannello quale account è collegato.

Come li usiamo. Quando arriva una chiamata leggiamo da Google quando sei occupato oggi e nei due giorni successivi, e ne ricaviamo una frase approssimativa, a parole (per esempio «oggi è probabilmente impegnato fino alle tre del pomeriggio, poi ha spazio»): l'assistente la usa per dire a chi chiama quando è probabile che tu richiami. Solo quella frase arriva al modello che risponde al telefono (OpenAI, per quella chiamata), mai l'elenco o il contenuto dei tuoi impegni; quello che l'assistente dice finisce nella trascrizione della chiamata, come ogni altra sua frase. Con «Può prenotare» il permesso serve ad aggiungere appuntamenti. A nient'altro.

Cosa conserviamo. Il token di accesso a lungo termine che Google ci rilascia (refresh token), cifrato con AES-256-GCM prima di arrivare nel database; l'email dell'account Google; i permessi che hai concesso e la modalità che hai scelto. Gli intervalli liberi/occupati non li conserviamo: li leggiamo a ogni chiamata e li scartiamo. Se un appuntamento viene scritto sul tuo calendario, teniamo il suo identificativo per poterlo cancellare quando cancelli il cliente.

Cosa non facciamo. Non vendiamo i dati ricevuti da Google, non li usiamo per pubblicità, non li usiamo per addestrare modelli di intelligenza artificiale, nostri o di altri, e non li passiamo a nessuno se non come descritto qui. Nessuna persona li legge, salvo che tu ce lo chieda o lo consenta, che serva per la sicurezza (per esempio indagare un abuso) o che lo imponga la legge.

L'uso e il trasferimento ad altre applicazioni, da parte di Idra, delle informazioni ricevute dalle API di Google rispettano le Norme sui dati utente dei servizi API di Google, compresi i requisiti di Uso limitato (Limited Use). In inglese, il testo che Google richiede: “Idra's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.”

Come revocare e cancellare. Premi «Scollega» nelle impostazioni di Idra: chiediamo a Google di revocare il permesso e cancelliamo subito la riga del collegamento, con il token cifrato e l'email. Puoi anche revocare l'accesso da Google, su myaccount.google.com/permissions: da quel momento il token non funziona più, Idra smette di leggere il calendario e te lo segnala; la riga viene cancellata quando premi «Scollega» o quando chiudi l'account Idra. Quando l'account viene cancellato, il collegamento sparisce con la ditta. Gli appuntamenti che Idra ha scritto sul tuo calendario restano tuoi: li cancelli da Google come gli altri, e quelli di un cliente che cancelli da Idra li cancelliamo noi.

Google è un nostro fornitore per questa funzione (vedi la tabella dei fornitori qui sopra e il DPA); per il resto Google tratta i dati del tuo account secondo la sua informativa.

Dove stanno i dati

Database e autenticazione stanno su Supabase, nella regione eu-central-1 (Francoforte, Germania); le funzioni del sito su Vercel sono fissate alla regione fra1 (Francoforte). Il resto della catena — operatore telefonico, modello, calendario, pagamenti, email e messaggi — tratta i dati anche fuori dallo Spazio economico europeo. Se cambia, cambia anche questa pagina.

Per quanto li teniamo

Niente «per il tempo necessario». Le finestre sono queste, e il sistema le applica da solo:

I dieci anni delle fatture non sono una nostra scelta: li impone l'art. 2220 del codice civile e prevalgono su una richiesta di cancellazione. Anche quando chiudi l'account e cancelliamo il resto, i documenti contabili restano — e non li usiamo per altro.

Intelligenza artificiale

Idra è un assistente conversazionale: risponde con una voce sintetica, capisce cosa dice la persona e prende nota. Il modello che parla al telefono è GPT-Live di OpenAI; un secondo modello di OpenAI legge la trascrizione e scrive il riassunto, il problema, l'urgenza e il valore stimato del lavoro.

Si dichiara sempre. Prima di qualsiasi altra cosa l'assistente dice di essere un assistente automatico o virtuale: con la frase standard «Buongiorno, sono l'assistente automatico di {Nome Attività}: non sono una persona, ma prendo i suoi dati e la faccio richiamare dal titolare.», oppure con il saluto scelto dalla ditta, se lo dice già. La frase è scritta nel codice e non è disattivabile dal pannello: è quello che chiede l'art. 50 del Regolamento europeo sull'intelligenza artificiale.

Nessuna decisione presa solo da una macchina produce effetti giuridici o similmente significativi su una persona (art. 22 GDPR). Sulla linea attuale l'assistente raccoglie i dati e dice alla persona che la richiami tu: non fissa appuntamenti e non concorda prezzi. Google Calendar è facoltativo e lo colleghi tu: l'assistente legge solo quando sei libero o occupato, per dire quando è probabile che tu richiami. La modalità «Può prenotare» dà il permesso di aggiungere appuntamenti, ma oggi la linea telefonica non ne fissa: vedi Google Calendar.

Le emergenze. L'assistente non ti passa la chiamata. Se la persona parla di un pericolo — odore di gas, fumo o fuoco, monossido, acqua sull'impianto elettrico — un controllo scritto nel codice, che non dipende da cosa decide il modello, gli fa dire per prima cosa come mettersi al sicuro e di chiamare il numero di emergenza: il 115 per gas e incendio, il 112 per il monossido. Subito dopo arriva a te la notifica, segnata come urgente. Le richieste urgenti senza pericolo vengono segnalate come urgenti, non passate al telefono.

Voce e dati biometrici

La voce è un dato personale, quindi lo diciamo chiaro: sulla linea attuale e nella prova sul sito l'audio serve solo perché il modello capisca e risponda, e non viene salvato. Non lo usiamo per riconoscere nessuno dalla voce, non creiamo impronte vocali, non confrontiamo una chiamata con un'altra. Non trattiamo dati biometrici destinati a identificare una persona e non è nostra intenzione trattare categorie particolari di dati (art. 9 GDPR): se qualcuno al telefono racconta un problema di salute finisce nella trascrizione perché l'ha detto, non perché lo cerchiamo, e sparisce con le finestre qui sopra.

Come li proteggiamo

Teniamo trascrizioni di persone che non sono nostre clienti, quindi ecco l'elenco preciso:

• Ogni tabella del database ha il controllo di accesso riga per riga: i dati di una ditta sono raggiungibili solo da quella ditta.
• La chiave di servizio, quella che scavalca i controlli, la usano solo le rotte del server che prima verificano chi le chiama: OpenAI, Stripe, Twilio e Resend con la verifica di firma, Telnyx confermando la chiamata con l'API di Telnyx, Telegram con un token segreto, i processi programmati con un segreto, Vapi (linea precedente) con un confronto a tempo costante.
• Il token di Google Calendar è cifrato da noi (AES-256-GCM) prima di arrivare nel database.
• Le credenziali sono ripulite dai messaggi di errore, nei log dell'applicazione non finiscono dati personali, il traffico viaggia sempre su TLS, e la chiamata tra operatore telefonico e modello viaggia cifrata.
• La cifratura dei dati a riposo è quella dei fornitori, a partire da Supabase, nei termini della loro documentazione: non è una cifratura aggiuntiva scritta da noi.

Due cose che oggi non ci sono, perché tu non le scopra dopo: l'accesso è con email e password, senza secondo fattore, e non abbiamo ancora configurato le intestazioni di sicurezza del browser (HSTS, CSP). Nel frattempo usa una password che non usi altrove.

I tuoi diritti

Sui tuoi dati hai i diritti degli articoli 15–22 del GDPR: sapere quali dati abbiamo e averne copia (accesso), correggerli (rettifica), farli cancellare (cancellazione), congelarne l'uso (limitazione), portarli altrove in un formato leggibile da un computer (portabilità), opporti a un trattamento che facciamo sul nostro legittimo interesse (opposizione) e ritirare il consenso quando il trattamento si basa su quello, come per il numero lasciato sul sito o per la misura delle pubblicità su Meta.

Per esercitarne uno scrivi a info@ciaoidra.com. Rispondiamo entro un mese (art. 12 GDPR); se la richiesta è complicata possiamo prenderci fino a due mesi in più, ma te lo diciamo entro il primo. Nel pannello non c'è ancora un pulsante per chiudere l'account: per ora lo facciamo noi su tua richiesta via email, con la finestra di 30 giorni della tabella qui sopra. L'abbonamento invece lo disdici da solo dal portale clienti di Stripe: inserisci l'email con cui hai pagato e Stripe ti manda il link per entrare.

Se la richiesta arriva da una persona che ha chiamato la tua ditta, il titolare sei tu: deve rivolgersi a te, e noi ti diamo la mano prevista dal DPA per risponderle nei tempi.

Se pensi che stiamo sbagliando puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali: Piazza Venezia 11, 00187 Roma, +39 06 696771, garante@gpdp.it, PEC protocollo@pec.gpdp.it, garanteprivacy.it. Puoi anche rivolgerti al giudice ordinario.

Modifiche a questa informativa

Aggiorneremo questa pagina quando cambia il prodotto: un fornitore in più, una finestra diversa. La data di ultimo aggiornamento in cima cambia con il testo. Se la modifica è sostanziale, te la scriviamo via email prima che diventi effettiva.